Proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas
coordinadas para poder llevar a cabo la administración de una empresa y
conducirla al éxito eficazmente.
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Las etapas de este proceso son: planeación, organización,
dirección y control; en cada una de estas etapas se debe hacer una pregunta,
como se muestra en el siguiente gráfico.
PLANEACIÒN
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La planeación es el proceso
por el cual se mira a futuro, que rumbos tomar, es determinar las acciones que
se van a ejecutar para conseguir las metas planteadas y así llegar al éxito.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Factibilidad: Se debe
elaborar planes realistas que se ajusten al medio en que crea la empresa, es
decir crear planes no muy ambiciosos. Por lo tanto lo planeado se
debe cumplir.
Objetividad y cuantificación: Al
elaborar un plan se debe trabajar con datos reales y no guiarse por
opiniones subjetivas, cálculos arbitrarios, entre otras. Nos ayuda a trabajar
con estadísticas, estudios de mercado, análisis financieros, etc. La
cuantificación ayuda a ejecutar y evaluar los planes que están en proceso.
Flexibilidad: Los planes deben ser amplios para afrontar situaciones
imprevistas y se ajusten fácilmente a las condiciones.
Unidad: Los planes específicos deben integrarse a los planes generales
de la empresa e interrelacionarse para que contribuyan al logro de propósitos y
objetivos.
Cambio de estrategias: Las
estrategias se modifican cuando los planes se extienden con relación al tiempo,
es decir se cambia elementos como políticas, programas, procedimientos, etc.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
Misión: Es la razón de ser de la empresa.
Visión: Es el
futuro deseado de una organización dentro de un determinado tiempo, para ello
se realiza la siguiente pregunta ¿Cómo se visualiza la empresa u organización a
futuro?
Premisas: Son
factores que puedan influir en la realización de un plan. Los factores
internos, influyen en el logro de los objetivos y los externos, afectan al
desarrollo de las actividades.
Propósitos: Son las
aspiraciones cualitativas que suelen ser de tipo económicas en una empresa y se
establecen en forma permanente.
Objetivos: Son los fines, metas que persigue una empresa a través
de actividades integradas y organizadas.
Estrategias: Es la
determinación del objetivo a largo plazo, así como la adopción de actividades
que se deben seguir y recursos necesarios para su cumplimiento.
Políticas: Es
una directriz verbal, escrita o implícita dentro de una empresa para fijar
límites, de la cual se demuestra la acción administrativa.
Programas: Incluye
el uso de diferentes recursos, acciones y planes; todos integrados para
alcanzar los objetivos estipulados.
Presupuesto: No es
más que el estado de ingreso, egreso o ambos que tiene la empresa. También
es el dinero personal, artículos comprados, etc.
Procedimientos: Son
todas las actividades y tareas que se van a realizar secuencialmente y
cronológicamente.
ORGANIZACIÓN
La organización dentro de la administración se refiere al acto de
organizar, integrar y estructurar los recursos involucrados; y a su vez
establecer relaciones.
Los principios de la organización son:
1. Objetiva.- Todas las actividades deben relacionarse con
los objetivos de la empresa u organización.
2. Especialización - Se refiere a
la ejecución y realización de una actividad en concreto.
3. Jerarquía - Debe existir una sola autoridad, al igual que
la responsabilidad para que exista una comunicación efectiva.
4. Autoridad.- Mientras mayor sea el grado de autoridad,
mayor es el grado de responsabilidad.
5.- Unidad de Mando.- Debe existir un solo jefe al cual los
subordinados deben reportarse.
6. Difusión.- Se designará por los integrantes de la organización las
obligaciones y responsabilidades de cada puesto.
7. Tramo de Control.- Según Urwick el número límite de subordinados para un adecuado
control está entre 5 ò 6 personas.
8. Coordinación.- Mantener un buen equilibro dentro de la organización es muy
factible.
9. Continuidad.- La empresa debe
establecerse y mantenerse de acuerdo a los cambios del medio ambiente.
1. División de trabajo.- Divide o separa las actividades de la empresa
para minimizar esfuerzo y maximizar la eficacia. Estas actividades pueden
dividirse por funciones, territorio o producto.
2. Asignación de funciones.- Comprende en la especificación de
las tareas a realizarse dentro de la empresa.
3. Coordinación.- Es la
sincronización de los recursos y esfuerzos para alcanzar la máxima eficiencia
en la empresa.
4. Tipología de la organización.- La lineal o militar son estructuras sencillas
en las cuales se conserva un solo orden en donde se adquiere demasiada
formalidad; esta tipología la utilizan las empresas pequeñas. La funcional,
exige máxima especialización de cargos, existe la comunicación directa y separa
las funciones de planeación y control. La organización Staff, se especializa en
la asesoría manteniendo autoridad única y pueden existir demasiados conflictos
dentro de la empresa. Y por último la organización por comités, la toma de
decisiones se las ejecuta en forma grupal por lo cual se divide la
responsabilidad de cada uno.
5. Concepto de autoridad.- Es el poder de decisión, la
cual afecta a los subordinados; constituye la base de la responsabilidad.
6. Concepto de poder.- Capacidad
del individuo para imponer su voluntad sobre otras personas mediante: amenazas,
recompensas, cambiando la creencia o educación a lo que parece apropiado, por
legitimidad, conocimiento y a través del carácter.
7. Centralización.- Las decisiones
son tomadas por una sola persona, es decir existe una sola autoridad.
8. Descentralización.- Se determina y se distribuye la autoridad
de toma de decisiones.
9. Delegación.- La
autoridad y responsabilidad se la transfiere a grados inferiores por causa de
indisposición o salidas del puesto de trabajo.
10. Técnicas de organización.- El
organigrama es la representación de la estructura de la empresa; en este
organigrama presenta las diferentes jerarquías, niveles de responsabilidad y
relaciones entre los diferentes niveles.
DIRECCIÓN
Mediante la motivación, comunicación y supervisión se ejecuta los
planes de acuerdo a la estructura de la organización con la guía de los
esfuerzos del grupo social.
PRINCIPIOS.
De la armonía del objeto o coordinación de intereses, aquí la dirección será eficiente mientras se encamine al logro de los objetivos generales de la empresa; en la imparcialidad de mando, la autoridad surge con la necesidad de la organización; en la supervisión directa, se refiere a la buena comunicación e interacción del dirigente con los subordinados; la jerarquía, da más importancia a los canales de comunicación respetando la organización formal; otro principio es la resolución del conflicto, que aparece con la necesidad de resolver los problemas a partir del momento que éstos aparezcan y por último el aprovechamiento del conflicto, es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas.
ETAPAS DE LA DIRECCIÓN
Se inicia con la toma de decisiones en donde se define el
problema, se analiza el problema, se evalúa alternativas, se elige entre las
alternativas evaluadas y se aplica la decisión; la siguiente etapa es la
integración y sus fases son : reclutamiento, selección, introducción o
inducción y la capacitación; a continuación la motivación que es la tercer
etapa, considerada la más importante y compleja porque a través de ella se
logra la ejecución de trabajo para la obtención de objetivos y la última etapa
es la comunicación que no es más que el proceso mediante el cual se transmite y
se recibe información de un grupo social.
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA.
El control es el proceso mediante
el cual se evalúa, mide o supervisa el trabajo dentro de la empresa para
determinar lo que se está llevando a cabo y aplicar medios correctivos de
manera que la realización de las tareas se hagan de acuerdo a lo planeado.
Según Henry Fayol es verificar si
todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con las instrucciones
emitidas y con los principios establecidos; tiene como fin señalar las
debilidades y errores para rectificarlos e impedir que ocurran nuevamente.
El control es muy importante
dentro del proceso administrativo porque permite aplicar medidas correctivas
para enmendar las desviaciones detectadas, proporciona información precisa y
oportuna acerca de los planes, reduce los costos, controla y evalúa la eficacia
de los trabajadores y detecta vacíos en la planeación.
Equilibrio.- A cada cargo designado le corresponde un
control adecuado, se debe tener en cuenta que la autoridad delegada esté debidamente
ejercida.
De la declaración de los objetivos.- El control se realiza de acuerdo a los
objetivos, es un medio por el cual se corrige errores para alcanzar los planes
trazados.
De la oportunidad.- El
control se lo debe realizar antes de ocurrir los errores o su vez minimizar el
impacto que incurren en los costos.
De las desviaciones.- Todas
las desviaciones deben ser analizadas para corregirlas o evitarlas a futuro y
conocer las causas.
De excepción.- El
control se lo realiza a tareas representativas en las cuales se puede
disminuir costos para lo cual se designará correctamente las funciones.
De responsabilidad.- Los
responsables del control son los directivos de cada empresa, los cuales deben
verificar la ejecución de los planes.
De control directo.- A
mayor calidad de los gerentes y sus subordinados menor necesidad de los
controles indirectos.
PROCESO ADMINISTRATIVO
En el siguiente video se representarán las etapas del proceso administrativo.
Comentario:
En el video nos presenta las etapas del proceso administrativo, desde una planeación hasta el control,en donde las hormigas planean la acción a ejecutarse, son organizadas, se pudo notar que al momento de existir un obstáculo, otras hormigas las dirigen para que rodeen la hoja en el camino y por último el control que lo hace las altos cargos al momento de supervisar y corregir errores.
El proceso administrativo existe tanto engrandes empresas como en pequeñas, aunque en las últimas se lo hace empíricamente.
